Trong bài viết này, Luật Hồng Phát xin chia sẻ với quý khách hàng một số thông tin hữu ich. Mời quý vị cùng đón đọc bài việt dưới đây,...

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ. Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định từ 1/11/2020 bắt buộc 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử là gì? Những lợi ích khi  sử dụng hóa đơn điện tử? Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử có khó khăn hay không? Có đượ dùng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử hay không?

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

  2. Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử - Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

 Hóa đơn của Luật Hồng Phát với những ưu điểm sau:

-Tiết kiệm chi phí:

Chi phí phải bỏ ra của hoá đơn điện tử tiết kiệm đến 90% chi phí của doanh nghiệp bỏ ra so với hoá đơn giấy thông thường.

Để phát hành Hóa đơn giấy cho Khách hàng, Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và phải bỏ ra nhiều khoản chi phí khác nhau như:

• Chi phí về in ấn hoá đơn.
• Chi phí bảo quản và lưu trữ hoá đơn.
• Chi phí bảo mật hoá đơn.
• Chi phí nhân công nhập liệu hoá đơn.
• Chi phí chuyển phát nhanh.
• Chi phí về nhân công xuất hoá đơn.

Việc phát hành Hóa đơn giấy thủ công nên khó tránh khỏi những sai sót: viết nhầm, viết thiếu, sai sót trong quá trình vận chuyển Hóa đơn cho Khách hàng,… gây thiệt hại ngân sách lớn cho Doanh nghiệp. So với Hóa đơn giấy tốn nhiều khoản chi phí, Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau:

Tuy nhiên khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau đây:

• Phí khởi tạo phần mềm (trả 1 lần)
• Chi phí sử dụng hoá đơn (số lượng theo từng lần phát hành)

- Dễ dàng quản lý:

+ Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
+ Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
+ Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
+      Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

- Thuận tiện sử dụng:

+ Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
+ Dễ dàng trong việc lưu trữ;
+    Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

Hóa đơn của Luật Hồng Phát với nhiều tiện ích và liên tục nâng cấp để hoàn thiện sẽ giúp quý vị giải quyết được toàn bộ vấn đề khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn. Để biết thêm chi tiết, quý vị liên hệ ngay với Luật Hồng Phát, chuyên viên sẽ hỗ trợ quý vị 24/7

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế sẽ được Luật Hồng Phát hỗ trợ miễn phí

• Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
• Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

4. Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?

Doanh nghiệp có được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Vì thế, đã có rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, mặc dù thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang tới gần, nhưng một số doanh nghiệp còn chần chừ mà chưa chuyển đổi vì doanh nghiệp còn nhiều hóa đơn giấy chưa dùng hết, doanh nghiệp còn băn khoăn liệu rằng có được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không? 

4.1. Sử dụng song song Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết 31/10/2020

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong thời gian này, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành. Việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiên theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”.

Như vậy, trước ngày 01/11/2020, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Vì thế, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử để bắt đầu sử dụng ngay từ bây giờ, số hóa đơn giấy còn lại doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng trước ngày 01/11/2020. Kể từ sau 01/11/2020, toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng của doanh nghiệp phải thực hiện xóa bỏ theo quy định.

Một số lưu ý khi sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Khi doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, bên cạnh những nội dung về thời gian, quy định đã được nêu bên trên, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây:

• Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: mặt hàng A doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy.

• Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng

Nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn giấy và ngược lại, 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn giấy thì không sử dụng hóa đơn điện tử.

• Doanh nghiệp có thể dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy tuy nhiên cần có một số lưu ý nhất định về mặt thời gian và quy định nhằm tránh những vi phạm không đáng có.

Từ 01/11/2020 bắt buộc 100% các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hủy số hóa đơn giấy còn tồn

Bên cạnh đó, trong quá trình doanh nghiệp sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo được quá trình đăng ký, sử dụng hóa đơn tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn, phải lập thông báo phát hành hóa đơn với từng hình thức hóa đơn theo quy định. Hàng quý, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn

4.2. Từ 01/11/2020 bắt buộc 100% các doanh nghiệp hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hủy toàn bộ số hóa đơn giấy còn lại

Cũng theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa dịch vụ thì kể từ ngày 01/11/2020, bắt buộc 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không có mã hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cũng từ thời điểm trên, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực, thay vào đó việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Đối với hóa đơn giấy: kể từ thời điểm 01/11/2020 doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy chưa sử dụng cần tiến hành hủy số hóa đơn này theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính.

Để doanh nghiệp dễ dàng hiểu và biết cách sử dụng hóa đơn điện tử, Luật Hồng Phát hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ Luật Hồng Phát để được tư vấn và phát hành miễn phí 500 số hóa đơn điện tử lần đầu tiên!

Trân trọng cảm ơn quý khách!